会议之例会

目的

例会主要目的是合作方互相拉平认知.

会议目的通常有: 广播信息, 答疑解惑, 寻求帮助, 探讨方案, 做出决策等. 例会, 作为一种定期发生的常规的会议, 一般用于交流信息互通有无, 而不是深入探讨具体方案, 更不需做出重大决策. 其信息也更偏重重要而不紧急的信息.

因此例会主要目的是前三种, 合起来叫”拉平认知”. 每种目的的详细解释, 参见附录.

• 例会不讨论方案. 例会更看重广度而不是深度, 围绕着某个点的深入讨论要自行组织会议解决, 不要期望或等待例会讨论. 但例会可以公布方案.
• 例会不做需要深入讨论的决策, 理由同上. 但例会可以公布决策.
• 例会不是上下级汇报. 重点事项单独约领导汇报, 长期项目约领导周期性汇报, 例会上只是广播结论. 周例会更多是平级合作方的会.
• 例会不讨论紧急话题. 对于紧急的话题, 无需等到例会, 而是即时召集会议讨论.

基于例会”拉平认知”的目的, 例会成功的验收条件是:

• 会议结束的时候, 每个人都获得了他想要了解的信息, 想收集的反馈. (而不是 sell 了他的想法)
• 会议结束的时候, 每个人都表达了他的诉求, 并得到了回应: 要么被否定, 要么被接受, 要么找到了接口人会后继续沟通.

内容

认知包含:

• 组织决策;
• 业务健康状况, 风险;
• 项目目标和进展, 风险, 诉求;
• 经验和发现等.

例会重点关注前三者.

• 经验分享也需要更多的进行, 建议以夜校或者午餐会等形式定期组织.
• 新发现需要重视起来, 某种程度上比例会和分享更重要, 建议研究机构定期组织报告会, 公布自己的研究发现, 接受挑战, 开启未来, 让我们的 TODO LIST 永远都有激动人心的事情要做.

附录: 会议常见目的

• 广播信息: 此时由某个对信息比较权威的人士, 向更大范围的受众讲解对他们比较重要的信息, 这些信息可能对受众影响重大而不自知. 比如管理者向员工讲解刚刚出炉的公司级别的重大战略变化, 或竞争对手的重要动作.
• 获取信息: 用于某个对信息有诉求的人士通过会议搜集自己关心的信息. 如果这个人是上级, 则最常见的形式是下属汇报. 然而汇报很容易陷入低效, 尤其是当信息的需求方没有明确表达自己的诉求, 信息提供者仅仅凭经验和自己的理解揣测来汇报时, 很容易出现汇报者汇报的是自己关心的问题, 却不是需求者关心的问题. 因此在这种情况下, 信息需求者明确提前表达自己的诉求, 就成了一种义务, 而不是权利. 也就是管理者提前明确的告知其他同学, 自己想获取哪些问题的答案, 是一种义务, 而不是权利.
• 寻求帮助: 用于碰到问题的同学, 在更大范围内寻求帮助. 常见于向兄弟部门寻求支持, 或向领导申请资源.
• 探讨方案: 用于碰到问题的同学, 集合各方面的力量, 深入讨论问题的解决方案.
• 做出决策: 以对某事做出最终决策为目的的会议, 通常伴随着各方信息收集, 陈述及利益权衡.